7 logiciels gratuits pour gérer efficacement une association (Bonus : +3 outils gratuits)

Si générer des revenus est un moyen et non une fin en soi pour votre association, vous faites néanmoins face à des problématiques similaires aux entreprises : gestion de vos coûts, de vos investissements et de vos ressources.

Et tout comme une entreprise, vous devez répondre à une problématique : digitaliser votre activité. Pourquoi ? Car vos adhérents ont changé, dans leur mode de communication et dans leur comportement. Mais également parce qu'il existe désormais pléthore d’outils bien plus efficaces que vos dossiers papiers qui prennent la poussière dans un tiroir plein à craquer ou un fichier Excel vieillissant.

Vous devez donc, vous aussi, vous adapter.

Pour vous aider à digitaliser votre activité et devenir plus performant sans vous soucier de l’aspect financier, nous vous partageons donc notre TOP 5 des meilleurs logiciels gratuits pour gérer efficacement votre association (gratuits “pour toujours” et avec essai gratuit).

Logiciels gratuits et non limités dans le temps

Hubspot CRM

Optimisez votre stratégie marketing sans augmenter votre budget

Leader mondial sur le marché, Hubspot CRM est un outil extrêmement puissant et simple d'utilisation. 

Certaines de ses fonctionnalités disponibles dans sa version gratuite vous permettent de démarrer la digitalisation de votre activité sereinement, et de gagner énormément de temps : emails marketing, chat en direct, formulaires pour capturer vos leads, publicités, rapports personnalisés ou encore intégrations à divers outils.

Vous n’avez ni le temps ni les moyens de vous consacrer à une stratégie sur le long terme dans le digital ?

Commencez par utiliser ces quelques fonctionnalités proposées par Hubspot, est un excellent moyen de mettre le pied à l’étrier !

Les avantages :

• Un CRM au top (meilleur du marché selon G2 Crowd), vraiment gratuit
• simple et facile à mettre en place, vous pouvez démarrer dès aujourd'hui, en quelques clics
• Un nombre d’utilisateurs et de contacts illimité
• Outils de conversion : formulaires et pop-up gratuits et illimités
• Peut se connecter avec d’autres outils : Outlook, Gmail, Mailchimp, Eventbrite, Slack…
• Création de listes dynamiques pour segmenter votre base (bailleurs, adhérents, prescripteurs…)
• Possibilité de suivi de vos demandes d’adhésions
• Des modèles d’emails sympas et adaptés aux utilisateurs mobiles
• Possibilité de créer et de suivre les tickets de demandes de vos adhérents
• vous n’avez pas le temps ? Nous pouvons installer l’outil pour vous. Pour cela cliquez ici pour prendre RDV !
  
  

Les inconvénients :

• Une limite de 2000 envois d’emails/mois en mode gratuit
• Pas d'automatisation en version gratuite
• Fonctionnalités réservées aux versions supérieures (que l'on vous recommande)
• Tchat, pop up et autres formulaires feront apparaitre la marque Hubspot en version gratuite
• un email est fortement recommandé pour créer une fiche contact

Découvrez également ici les résultats obtenus par le Club Export, une association que l’on a accompagnée dans sa mise en place de la solution Hubspot :

Yapla : La plateforme la plus complète disponible 100% gratuitement pour recevoir des paiements et gérer son association

Yapla est la plateforme la plus complète, en termes d’outils, qui est accessible 100% gratuitement pour recevoir des paiements. Avec Yapla, vous pouvez : 

• Collecter vos inscriptions et paiements 100% gratuitement 

• Formulaires personnalisables (adhésions, dons, évènements...)
• Paiements par carte bancaire 
• Le tout, 100% gratuit (0€ d’abonnement, 0€ de frais, 0€ de commission)

• Faire grandir votre association grâce à un système de gestion tout-en-un (ERP) 

• Outils de gestion (Membres, événements, dons, CRM)
• Outils de communication (Newsletters, site web)
• Système comptable

Yapla a été conçu par et pour les associations afin de faciliter la vie des gestionnaires associatifs.

Les avantages : 

• Une boîte à outils complète pour développer et financer vos activités : 
  • Membres et adhésions, 
  • Billetteries, 
  • Dons (inclus l’automatisation des reçus fiscaux),
  • Campagnes P2P,
  • Comptabilité, 
  • Newsletters,
  • Site Web, 
  • Contacts,
  • Formations,
  • Congrès, 
  • Tombolas et loteries,
  • Ventes en ligne.
• Accessible gratuitement, sans frais
• Une équipe toujours disponible pour vous accompagner
• Plus de 10 ans d’expérience

Les inconvénients : 

• La personnalisation avancée est payante

Et d’après cet avis Google d’une utilisatrice Yapla : “On ne peut plus s’en passer une fois qu’on l’a adopté !” :)

Helloasso

La solution gratuite des associations et des clubs pour recevoir des paiements sur Internet.

Helloasso est la seule plateforme entièrement gratuite de ce listing, et spécifiquement développée pour les associations. Elle vous permet de :

• créer des formulaires pour vendre vos biens et vos services
• de créer un système de ventes de billets pour vos événements
• de gérer vos adhésions
• d’organiser des projets de Crowdfunding
• de générer des formulaires de don.

Vous êtes une asso qui organise régulièrement des événements ? Vous faites des appels de dons ? Vous souhaitez gérer vos adhésions efficacement et durablement ?

Helloasso est la solution qu’il vous faut !

Les avantages :

• entièrement gratuit, vous avez accès à toutes les fonctionnalités.
• le design moderne de la plateforme
• fait pour les asso'

Les inconvénients :

• très axé sur collecte de fonds, les autres fonctionnalités sont en revanche limitées.

Assoconnect

Le logiciel gratuit pour collecter facilement les paiements de vos adhésions, dons et événements

 

 

L’offre Liberté d’AssoConnect est 100% gratuite et dédiée aux associations de toutes tailles et de tous secteurs.

Elle vous permet de collecter très simplement tous vos paiements (adhésions, dons, billetteries d’événements).

En détails :

• Création d’un nombre illimité de formulaires pour collecter vos paiements, avec une page web dédiée par collecte ;
• Gratuité des paiements en ligne si vous optez pour les pourboires (sinon frais de transaction habituels, payables en une ou plusieurs fois) ;
• Tous les moyens de paiement sont acceptés, pour vous adapter à vos membres : carte bancaire, chèque, espèces, chèque ANCV, Pass’Sport, etc. ;
• Reçus fiscaux et factures automatisés ;
• Envoi automatique de mails personnalisés ;
• Suivi des paiements et des engagements, possible d’exporter les adhésions ;
• Possibilité d'enregistrer aussi les adhésions payées hors ligne ;

L’accès à cette offre n’est conditionné à aucun abonnement.

Concernant la gestion des frais de transaction, l’association peut choisir de ne pas les prendre à sa charge en proposant le pourboire à ses membres. Au moment du paiement, ces derniers auront le choix de laisser ou non un pourboire du montant de leur choix.

Les avantages :

• l’un des logiciels les plus complets
• solution complète de paiement en ligne, gratuite et sans engagement
• frais de transaction les plus bas du marché (1,4% + 0,25 cts par transaction)

Les inconvénients :

• nécessaire de s’abonner pour passer à l’offre tout-en-un
  

Logiciels avec essais gratuits

Macotisation.fr

La solution complète de gestion de votre association.

Fonctionnant encore une fois sur le modèle freemium, macotisation.fr vous permet dans sa version gratuite de :

• créer des collectes
• payer en ligne
• paiement en plusieurs fois
• gestion de communauté (CRM)
• gestion des paiements
• boutique en ligne
• Statistiques et rapports
• Accompagnement
• 500 mails par mois

Les avantages :

• solution complète de paiement en ligne
• possibilité de créer une offre sur-mesure si vous souhaitez aller plus loin

Les inconvénients :

• l’option comptabilité est payante
• 2,9 % de commissions
• pas de version mobile

Pep’s up

Tous vos outils dans un seul logiciel.

Pep’s up est également une plateforme complète pour gérer votre association. Voici ses principales fonctionnalités :

• paiement en ligne
• gestion comptable
• gestion et création Événements
• création de boutique en ligne
• gestion des dossiers d’adhésions
• CRM
• création de site internet

La solution vous propose 30 jours gratuits, puis vous devez payer un abonnement à partir de 10 € par mois pour l’offre la plus basse.

Les avantages :

• offre complète
• multi-utilisateurs

Les inconvénients :

• seul le 1er mois est gratuit
• aucun système de gestion de don proposé.

OHME 

 

L'outil simple et efficace pour gérer son association

 

 

 

OHME est un véritable CRM pour centraliser votre base de données. Ordonnées et segmentées, cette base de données va vous permettre de personnaliser vos communications pour le biais de l'automatisation. Le nombre de contacts, structures et de paiements est illimité ainsi que les utilisateurs de cet outil. Cette plateforme SaaS avec abonnement, évolue quotidiennement avec le retour des utilisateurs. 

Les avantages :

• Accessible à tout moment, sur tout ordinateur ou mobile, par tout utilisateur autorisé,
• Vous êtes en conformité avec la RGPD avec cette plateforme,
• L'automatisation des reçus fiscaux,
• Création de tâches avec rappel et fiche contacts rattachée possible pour mieux s'organiser

Les inconvénients :

• Vraiment axer base de données, vous devrez y ajouter des intégrations pour avoir le panel complet d'outil nécessaire à toute la gestion de votre association,
• Ne gère pas les dons, ni les paiements il faudra utiliser Stripe, GoCardLess ou GiveXpert qui sont compatibles avec OHME.

L'essai proposé par cette plateforme est de 15 jours puis votre abonnement est proportionnel à votre budget. Vous pouvez aussi rester sur la version gratuite qui est accessible pour un utilisateur et 150 contacts ou structures maximum. 

Bonus : 3 outils gratuits de productivité que toute association devrait utiliser

Nous vous proposons également ces 3 outils gratuits que nous utilisons tous les jours et qui vous aideront au quotidien dans la gestion de votre association.

Trello

Trello est un excellent outil collaboratif en ligne utilisé par de nombreuses organisations. Utilisant un système de cartes et de tableaux, il vous permettra de gérer plus facilement vos projets en ayant une vision globale et ludique de ces derniers. Dates d’échéances, étiquettes, intégrations à votre Google Drive sont quelques unes de ses caractéristiques. Il dispose également d’un blog qui fourmille de conseils avisés que l’on vous recommande chaudement.

Slack

Slack est une plateforme de discussion collaborative en ligne. Tout comme Messenger, ou Whatsapp vous pouvez l’utiliser afin de communiquer entre collaborateurs. Vous êtes également en mesure de créer des chaînes de discussion, et donc de segmenter vos différents projets par thème et par collaborateurs.

Très utile, cela permet d’avoir un système de communication interne rapide, professionnel et adapté à vos projets.

Et puisque l’on parle de communication, je vous invite à lire notre article des 6 erreurs à commettre pour la communication de votre association.

Canva

Canva, est une plateforme en ligne qui vous permet de créer très facilement vos visuels en utilisant des templates que vous pouvez personnaliser ensuite. Que ce soit pour la création de logos, de visuels pour vos réseaux sociaux ou de présentation PDF, Canva est un must-have et est entièrement gratuit.

Vous pouvez également consulter son blog, qui vous aidera dans la création de votre identité visuelle, comme c’est le cas ici.

Gérer une association consiste à améliorer les performances de divers indicateurs qui répondent tous à des codes bien spécifiques : social, financier, politique, RH etc.

C’est pourquoi, disposer d’outils digitaux performants est essentiel pour vous permettre de gagner du temps, ainsi qu’une vision plus précise de votre activité.

Et si vous souhaitez étudier en détail comment une association a amorcé la digitalisation de son activité, quels ont été ses résultats, et comment vous aussi vous pouvez en faire de même, consultez notre étude de cas ici :